La digitalización documental en edificios de oficinas
Gran parte de los edificios de oficinas todavía no realizan una gestión proactiva de su documentación, lo que en esta industria llamamos el “libro del edificio”. Esta circunstancia genera costes, retrasos e ineficiencias, además de riesgos de diferente tipología que pueden ser evitados si se establece una metodología y una sistemática adecuada.
El libro del edificio no es solamente el conjunto de documentos que entrega el arquitecto al acabar un edificio, es un conjunto vivo de documentos que va evolucionando con el uso del edificio, desde su conceptualización hasta su deconstrucción, pasando por su construcción, explotación y reforma.
El libro del edificio de oficinas del siglo XXI debe ser además digital para que perdure en el tiempo, debe protegerse de las copias no controladas y versiones inexactas, y es una herramienta clave para que las personas que son responsables de la documentación controlen y faciliten cada documento en cada momento.
Todo lo anterior nos lleva a la necesidad de realizar la gestión documental de los edificios en entornos que dispongan de procesos predefinidos y perfiles de acceso, además de control de versiones y todo lo que la tecnología actual permite. Estas herramientas nos deben informar sobre la normativa que aplica, los documentos que son preceptivos para cada edificio, para cada fase en función de factores como ubicación, tipología instalaciones, además del “estado” de cada criterio o requisito documental, conformidades y plazos para su resolución.
La documentación del edificio y su gestión
En general, la documentación debe incluir los documentos legales del edificio: escrituras o registro de la propiedad, acreditaciones de las actuaciones preceptivas realizadas, actas de inspección, informes de revisiones y documentos que permitan realizar una gestión técnica como planos, esquemas y otros de diversa índole.
El boletín eléctrico de la instalación, por ejemplo, es necesario para pedir un aumento de potencia, o los planos del sistema de climatización y fichas de puesta en marcha para evaluar situaciones de incomodidad térmica en las oficinas.
También es necesario conocer la normativa que aplica a cada edificio e instalación, en función de factores como la ubicación, la potencia, la actividad o el uso de los edificios y además se debe conocer la historia y particularidades de cada edificio.
Teniendo en cuenta que la mayoría de las veces los documentos acreditan la realización de una actuación, es lógico que la herramienta que se utilice permita también gestionar contratos y costes, tanto OPEX como CAPEX.
La herramienta debe disponer de módulos que ofrezcan la posibilidad de gestionar documentación en fase de proyecto, durante la obra y construcción, durante la explotación, las rehabilitaciones o reformas y en la fase final.
Definir y mantener el libro del edificio digital permite:
- Conocer el marco regulatorio que aplica a cada edificio y cumplir con estas obligaciones.
- Disponer de evidencias del cumplimiento de los requisitos documentales.
- Disponer de la documentación ordenada y clasificada.
- Saber qué documentos hay que generar a medio y largo plazo ya que no se dispone de ellos.
- Gestionar los contratos y las empresas con las que se trabaja.
- Planificar y controlar los CAPEX y los OPEX
Imagen 1: Ejemplo de indicadores de cumplimiento documental.
Y facilita:
- La realización de due dilligences en un proceso de evaluación de activos.
- La toma de decisiones técnicas.
- La obtención y el mantenimiento de certificaciones de calidad y medio ambientales entre otras, así como la gestión de no conformidades.
- El valor de los activos ya que se ejecutan las tareas necesarias en el mismo.
- La realización de planes de inversión.
- La reducción de costes cuando es necesaria, pero con toda la información y consecuencias.
Imagen 2: Ejemplo de detalle de cumplimiento documental de inspecciones (I) y revisiones(R).
Si un edificio de oficinas es multiinquilino es necesario disponer de la documentación de cada unidad alquilable de forma separada y además de la información general del edificio. Esta información debe ser custodiada por la propiedad del edificio para poder dar respuesta a requisitos legales, administrativos y técnicos.
Si un edificio de oficinas se alquila a un solo inquilino, a menudo es éste el que se ocupa del mantenimiento y es recomendable que documente el mismo en una herramienta estandarizada que asegure a la propiedad que se realizan las actuaciones preceptivas y que el valor del activo no se reduce por falta de mantenimiento.
Por lo tanto, aprovechar todas las funcionalidades y facilidades que la tecnología de hoy en día nos ofrece para disponer del libro del edificio digital es imprescindible y tiene un retorno sin duda inmediato ya que aporta valor al activo, ayuda a minimizar los riesgos ayudando a poner en marcha los procedimientos de compliance y permite controlar el cumplimiento de los estándares de calidad y medioambiente. Todo ello contribuye en los tres vectores que hacen que una empresa sea sostenible: el vector social, el vector medioambiental y el vector económico.
