Hay que repensar y rediseñar las oficinas orientándose a las 3 C: crear, comunicar y celebrar

La Mesa Redonda AEO “Y a la oficina… ¿cuándo volvemos?”, celebrada en Torre Cristal de Mutua Madrileña contó con un panel de tres directores de RRHH de empresas internacionales, una responsable Inmobiliaria y de Servicios Corporativos y la moderación de Ignacio Martínez-Avial, Director General de BNP Paribas RE.

Oficinas y Recursos Humanos, cada vez más de la mano

La Mesa Redonda puso de manifiesto la creciente importancia de los RRHH en la gestión y la toma de decisiones con respecto a los inmuebles de oficinas. Quedó claro cómo los directivos de RRHH entienden y necesitan gestionar e influir en los espacios de trabajo de sus compañías, pues son un elemento clave en la definición de aspectos como productividad, atracción y retención del talento, definición del contrato laboral, la conciliación o racionalización del trabajo y del desempeño, por ejemplo.

El debate comenzó discutiendo cómo se está gestionando la vuelta a los centros de trabajo y cómo están respondiendo los equipos. Alzrespecto, Desirée Granda, Global Head Corporate Premises & Services de BBVA, estableció como “criterios globales de gestión : la salud de los empleados, la cobertura de los servicios esenciales y la posibilidad de asistir de manera voluntaria a los centros de trabajo”. También indicó que según el mercado, región o país del que se hable, siempre tiene que haber una adaptación específica.

Virginia Guerrero, Directora de RRHH de DIGI Spain Telecom, coincidió con Granda en los criterios de salud y servicios esenciales, y añadió que “la prudencia, la realización de pruebas piloto de bajo impacto y en pasos sucesivos” son clave en la vuelta a la oficina.

Iñaki Delgado, Director de Recursos Humanos de SAS, explicó la evolución del uso de las oficinasdesde el principio de la pandemia, desde el cierre de todas las oficinas hasta la apertura paulatina en todo el mundo. En septiembre “la vuelta a la oficina se hará aplicando el sentido común y la filosofía de SAS en cuanto a flexibilidad de trabajar donde queramos pero sabiendo que la oficina juega un papel fundamental en nuestro negocio”.

Según José Luis Risco, Director y Socio de Talent de EY, “en nuestro modelo de negocio queremos que los empleados vuelvan a la oficina y pasen más tiempo en ella que trabajando en remoto”. Primero hay que decidir qué queremos como empresa y después ver qué y cómo se hace con los empleados, pero teniendo en cuenta que cada organización es diferente. Tendremos que hacer pruebas con la flexibilidad al tiempo que “customizamos” la manera de teletrabajar y de volver a la oficina”.

Las oficinas post pandemia

Granda explicó que el tamaño de las oficinas no se va a reducir necesariamente y que es muy posible que se acabe necesitando más espacio por ocupante. «Se reducirán los espacios pensados para el trabajo individual y se incrementarán los colaborativos, con mobiliario modular que permita adaptarse a las distintas dinámicas de los equipos en cada momento. También habrá que explorar el incremento de la capilaridad a través de espacios satélite flexibles tipo coworking, por ejemplo».

Delgado apuntó que “cada sector, cada compañía, debe tomar sus decisiones en relación a las oficinas y los espacios de trabajo, y que éstas deben estar en relación con su cultura de empresa, actividad o la política de retención del talento, entre otros factores. Estas decisiones se han de tomar de manera natural, no forzada. No hay un modelo válido para todos, cada compañía es diferente”.

La gestión del inmueble desde la perspectiva del capital humano

El papel de la oficina para las empresas y las personas fue otro de los temas de debate, coincidiendo los ponentes en el deseo generalizado de los empleados de volver a las oficinas basándose en un modelo híbrido que recoja y aúne lo mejor de la presencialidad y del trabajo en remoto. Según apuntó Iñaki Delgado, “las oficinas siempre han sido un elemento de diferenciación para las empresas y eso no lo va a cambiar ni la pandemia.  La oficina permite crear experiencias únicas  para los empleados y los clientes, experiencias que generan valor e refuerzan la identidad corporativa. Hay que repensar y rediseñar las oficinas orientándose a las 3 C: crear, comunicar y celebrar, elementos que contribuyen a reforzar la cultura empresarial, el sentimiento de pertenencia y la dirección del talento”.

La larga ausencia de los empleados en las oficinas, como consecuencia de la pandemia, ha afectado al “engagement”, la productividad y al sentido de pertenencia, entre otros factores.  Flexibilidad, atracción y retención de talento, adaptación, corresponsabilidad y una visión “win-win” empresa-empleado son las claves que hay que gestionar en estos tiempos dentro de las empresas y dentro de las oficinas.

Qué se pide a los propietarios de los inmuebles

Finalizó la Mesa tratando el tema de qué se pide a los propietarios de oficinas. Los cuatro ponentes identificaron aspectos como flexibilidad, actualización del reporting y del uso y optimización de servicios incluidos en el edificio, la posibilidad del multiuso: diferentes compañías usando los mismos espacios, adaptación y funcionalidad de los edificios. Se pidió que los propietarios ayuden a las compañías a hacer los espacios más atractivos como elemento de atracción de los empleados, mayor seguridad en aspectos de salud y una mayor eficiencia en el uso de los ascensores.