Debido al COVID-19, en muy poco tiempo el entorno de oficinas ha sufrido un cambio radical. Aspectos que hasta ahora sólo encontrábamos en algunos edificios – control presencial y de ocupación, monitorización de activos, control remoto, etc. – han pasado a convertirse en una necesidad crítica para maximizar la seguridad, el atractivo y la funcionalidad del activo, pero también la competitividad de la empresa en un escenario de crisis – la mayoría de edificios tienen un potencial de optimización del espacio de trabajo ocupado del 15%, es decir, empresas con un espacio de oficina de 20.000 m2 podrían ahorrar hasta 900.000 euros anuales.

 

Edificios adaptados a las nuevas necesidades

La necesidad de mantener las distancias de seguridad parece indicar que las tasas de ocupación de las oficinas se verán reducidas. Para garantizar la seguridad de las personas, muchas empresas han optado por organizar grupos alternos para acudir a la oficina, sin embargo, esta solución es difícil de sostener en el tiempo, ya que puede repercutir en la productividad y no permite aprovechar la capacidad máxima del edificio.

La respuesta a este reto es la tecnología, que permite alcanzar una mayor eficiencia, sostenibilidad y ahorro de costes. Los usuarios deben poder interactuar con el edificio y conocer los datos de ocupación, los puestos de trabajo libres, la ubicación de los compañeros, etc. es especialmente útil para ellos y para los gestores.

Son varios los ejemplos que podemos dar, como las tecnologías que informan de la tasa de ocupación del edificio y permiten establecer estrategias para enviar notificaciones a los trabajadores informando de que se ha llegado al aforo máximo permitido y, por tanto, ese día deben teletrabajar. Conocer el grado de ocupación del edificio en tiempo real también permite asegurar una correcta tasa de renovación del aire o identificar cuál es el mejor momento para purificar los espacios y gestionar mejor la limpieza del edificio.

Centrándonos en las zonas comunes, en los puntos críticos de los edificios en los que deben evitarse aglomeraciones, pueden incorporarse códigos QR como sustitutos de las tarjetas de acceso y como fuente de información para conocer tendencias de horarios de llegada y salida, horas punta, etc. En lo que respecta a las salas de reunión, será condición imprescindible supervisar que no se superan los aforos máximos permitidos. La tecnología va a permitir detectar estas situaciones y enviar alertas a los gestores del edificio para poner en marcha las acciones correctoras pertinentes. También se podrá identificar las salas más eficientes para priorizar su uso o aquellas que son infrautilizadas para reconvertirlas en nuevos espacios o fijar unas condiciones que permitan disponer de ellas de forma ágil reduciendo los consumos energéticos y los costes asociados.

Finalmente, la tecnología también ayuda a gestionar los desplazamientos dentro de la oficina para respetar las distancias, por ejemplo, implementando sistemas de guiado o sentidos de recorrido único. O, en el caso de los ascensores, controlar el número de personas y su distribución, configurarlos para que no paren en plantas intermedias si van al máximo de capacidad o registrar todos los datos de ocupación en función de las franjas horarias para evitar aglomeraciones. También puede implementarse un sistema de control por voz para evitar pulsar los botones.

 

Edificios más eficientes energéticamente y sostenibles

La sostenibilidad es nuestro gran reto como sociedad. Los edificios tienen un papel clave en este sentido, ya que son los responsables del 42% del consumo energético mundial. Implementar en ellos soluciones digitales permitirá ahorrar hasta un 32% de energía y ayudará a conseguir certificaciones que denotan el compromiso de la empresa con el futuro del planeta como la LEED, BREEAM y WELL, y que pueden revalorizar los activos de la empresa hasta en un 15%.

Digitalizar, además, ayuda a reducir el uso de papel en las oficinas, ya que los sistemas de gestión de edificios que cumplen con la norma FDA 21 CFR Part 11 garantizan la autenticidad de los registros y las firmas electrónicas permitiendo una total trazabilidad del proceso.

Sin olvidar que aplicar soluciones inteligentes y de análisis de datos a la gestión del edificio permite actuar de forma remota y, por tanto, reducir los desplazamientos técnicos de mantenimiento in situ; anticiparse a los fallos gracias al mantenimiento predictivo y la monitorización remota; planificar correctamente los recursos necesarios para subsanar una situación dada y garantizar la operatividad del edificio y adaptar los servicios de limpieza a las necesidades reales. En resumen, estaríamos hablando de reducciones de hasta el 19% en los costes operacionales del edificio

En los próximos meses, los edificios de oficinas van a cambiar radicalmente. Para una transformación de semejante calibre será necesario implicar a toda la cadena de valor, desde propietarios e inquilinos, hasta estudios de ingeniería y arquitectura, empresas de mantenimiento y partners tecnológicos. Ninguno de ellos dispone de forma aislada de los mecanismos que lo harán posible. Sólo la colaboración, la co-creación y el aprendizaje y la reflexión conjunta nos harán avanzar en la línea correcta.

Para más información consulta:

https://go.schneider-electric.com/ES_202007_OfficeBuildings_LP.html 

 

Adolfo Barroso,

Digital Buildings and Segments Director en Schneider Electric