Hasta no hace mucho tiempo, las Carterías (también conocidas como estafetas o mensajería interna) de las Sedes Corporativas, grandes Edificios de Oficinas y Parques Empresariales, recibían cada día, una ingente cantidad de correo y documentación física. Diferentes emisores y múltiples transportistas con único canal de entrada a las oficinas, la Cartería, por lo que dicha unidad operativa era el único nexo, “documentalmente hablando”, que conectaba el entorno interior y exterior de las organizaciones.

Si bien es cierto que los volúmenes de la documentación han ido disminuyendo y han aparecido nuevos canales como consecuencia de la digitalización como las Sedes Electrónicas de las AA.PP., la documentación física continúa y continuará existiendo (en el corto y medio plazo) por  lo que es imprescindible gestionar estos flujos de la manera más eficiente, es decir optimizando costes y aportando valor, sin olvidar que deben estar integrados con los flujos digitales, y la paquetería personal, “un nuevo derecho adquirido” por los empleados, cuyo volumen se incrementa exponencialmente año tras año, lo que supone un nuevo reto para los gestores de las oficinas.

La vuelta a las oficinas

El retorno de los empleados a las oficinas que estamos viviendo en las últimas semanas, indica que la oficina está más vigente que nunca.

Los gestores de estos espacios han aprovechado el aprendizaje “forzoso” de los últimos meses y han estado trabajando de forma activa durante la pandemia, para anticipar este retorno transformando los espacios, con el objetivo de crear oficinas en las que los empleados “quieran estar”.

Los expertos del mundo de las oficinas apuestan por el modelo híbrido como nuevo paradigma de los entornos y espacios de trabajo, por lo que la le gestión óptima de la documentación adquiere todavía más trascendencia, porque no debemos perder el foco y olvidar, que la oficina es un lugar de trabajo, y la productividad de las organizaciones requiere una eficiente logística documental.

 

Gestionar eficientemente la documentación en “la nueva oficina”

En este entorno sumamente competitivo y globalizado se hace imprescindible recibir la información de forma ágil y segura, sin incurrir en costes adicionales. Porque no entregar la documentación a tiempo conlleva pérdida de agilidad en los procesos y en la toma de decisiones, pérdida de productividad o de competitividad y puede acarrear graves consecuencias si estamos hablando de documentación oficial con plazos.

La especialización y la tecnología deben garantizar que estos flujos de documentación e información sean óptimos, y estén alineados con el “plan espacial” de cada uno de los empleados: que pueden trabajar en las oficinas corporativas diariamente, teletrabajar al cien por cien o solamente hacerlo determinados días.

Si bien cada organización tiene una casuística y unas necesidades concretas, así como diferentes grados de implementación en procesos digitales, es imprescindible que la tecnología permita armonizar los mundos físico y digital.

¿Y qué debe suministrarnos esta tecnología para aportar valor a las organizaciones?

  1. Arquitectura abierta basada en microservicios (no monolítica), que permita conectarse fácilmente con otras aplicaciones a través de una API. A mayor número de usuarios, clientes (inquilinos), inmuebles o servicios, la complejidad aumenta y es necesario poder tener integrada toda la información de gestión para la monitorización en tiempo real y la correcta toma de decisiones.
  2. Dualidad: la solución debe ser dual con capacidades para gestionar los diferentes formatos que se puede recibir o enviar desde una oficina (físico o digital).
  3. Omnicanalidad: para integrar y ordenar en un punto de acceso único toda la información.
  4. Para la distribución física en las oficinas son necesarias utilidades como: un sistema de registro rápido y procesos automatizados que minimicen errores e incrementen la productividad de los recursos asignados a la Cartería, entre los que podríamos enumerar: sistemas de avisos de llegada al destinatario, firma digital en dispositivos “paperless”, conectividad, accesibilidad a la información o trazabilidad “extremo a extremo”.
  5. Para la distribución digital es imprescindible disponer de capacidades para implementar ecosistemas de bandejas digitales “securizadas” (digitalizar, crear un PDF y enviar por correo electrónico, ha servido como solución temporal pero no es seguro, no tiene trazabilidad y no es una solución a medio y largo plazo).
  6. Integración con sistemas de “lockers” para la paquetería personal.
  7. Capacidades para integrar otras soluciones de logística documental como la mensajería, comunicaciones certificadas digitales, correo, archivo, etc.
  8. Es recomendable, además, tener la certificación ISO 27001 para la seguridad de la información.

Más allá de estar inmersos en la cuarta revolución basada en la digitalización y en la gestión de los datos con el 5G como palanca y la vuelta de los empleados a las oficinas, las soluciones que demandará el mercado, y no sólo para una eficiente logística documental, serán de carácter muy tecnológico, con capacidades de integración en cualquier otra herramienta y que permitan gestionar de forma integral las necesidades del negocio.

La accesibilidad a la información, la personalización (capacidades de adaptación a las necesidades concretas de cada organización) y la experiencia de usuario serán muy valoradas, sin olvidar algo tan crítico como la ciberseguridad.

Luis del Barrio

Director de Relaciones Externas en THE MAIL COMPANY